리모트 워크 시대,
비대면 보고의
능력자로
발돋움하기

정리. 편집실

코로나19로 인한 사회적 거리두기의 방안으로 재택근무를 도입한 기업이 늘었다. 재택근무는 업무 효율성이 높다는 장점을 갖고 있지만, 비대면 소통이 이루어지는 만큼 상대방의 반응과 피드백을 실시간으로 파악할 수 없다는 단점이 있다. 보고에 어려움을 겪거나 협의가 이루어지지 않는 등 문제가 생길 수 있는 것. 따라서 우리가 재택근무를 효과적으로 정착하기 위해서는 비대면 소통이 갖는 문제점을 극복하기 위해 노력해야 한다.

앞으로 비대면 보고는 선택이 아닌 필수다

지난 1997년 미국의 한 조그마한 도시에서 DVD 대여 사업을 시작했던 기업이 있다. 23년이 지난 지금, 그 기업은 전 세계 2억 명에 가까운 유료 회원들에게 동영상 서비스를 제공하는 최대 콘텐츠 기업으로 발돋움했다. 넷플릭스(Netflix) 이야기다. 넷플릭스의 성장 요인에는 여러 가지가 언급되지만, 유연한 근무 방식을 빼놓을 수 없다. 회사에 긴급한 일이 생기면 원격지에서도 언제든지 업무를 수행할 수 있도록 ‘리모트 워크(remote work)’ 시스템이 구축돼 있는 것. 리모트 워크란 장소에 구애받지 않고 언제 어디서나 업무를 수행하는 근무방식이다. 우리나라 역시 코로나19로 재택근무가 늘어나면서 리모트 워크 시스템이 빠르게 자리를 잡을 것으로 보인다. 따라서 리모트 워크에 따른 비대면 보고는 앞으로의 보고 방식에서 중요한 요소로 자리 잡을 예정이다. 지금이라도 비대면 보고 기술을 익혀두어야 하는 이유다.

1. 경제적이고 효율적인 커뮤니케이션 방법을 익힌다.

비대면 보고를 할 때는 효율성을 중시하는 만큼 생각의 결과물을 ‘한 번에’, 그리고 ‘제대로’ 전달해야 한다. 따라서 커뮤니케이션이 경제적이어야 한다. 방법은 간단하다. 핵심을 가장 먼저 전달하고, 그다음에 근거를, 그 후 예시를 드는 것이다. 주장과 함께 근거와 예시를 들면 설득력을 갖추게 된다. 핵심 주장부터 전달했기에 주의를 집중시킬 수도 있다. 마지막으로 주장을 한 번 더 언급하되 절충안을 제안하는 것도 좋은 방법이다.

2. 설득을 위한 시도를 오래 진행하지 않는다.

원격 회의 등을 통해 모니터로 얼굴을 확인한다고 해도, 대면하는 것만큼 상대의 기분이나 감정 상태를 살피기는 상대적으로 어렵다. 따라서 정중한 물음을 통해 상대의 의중을 파악하려는 노력이 필요하다. 만약 상사가 보고 내용을 마음에 들어 하지 않거나, 부정적인 감정을 내비칠 때는 상사를 설득하기 위한 시도를 자제하고 상사의 입장에서도 생각해보는 태도가 필요하다. 오해가 생길 수 있고, 이 오해를 풀지 못해 불신으로 이어질 수 있기 때문이다.

3. 전화로 보고하기 전에는 이메일로 설명을 먼저 보낸다.

전화로 보고하는 것엔 많은 핸디캡이 있다. 보고를 받는 입장에서는 전하는 말을 바로 이해해야 하기 때문에 내용 파악이 쉽지 않다. 또 집중하지 못하는 상황에서 전화를 받을 수도 있으므로 전화 보고를 보완할 이메일 보고를 먼저 진행해야 한다.

4. 기본적인 맞춤법을 숙지한다.

비대면 보고를 하다 보면, ‘말’보다 ‘글’을 많이 쓸 수밖에 없다. 따라서 맞춤법을 지키는 것은 중요하다. 아무리 보고의 내용이 좋아도 틀린 맞춤법은 감점 요인이 될 수 있다. 직장인들이 가장 많이 틀리는 맞춤법은 숙지할 필요가 있다.

마이크로소프트의 ‘팀즈(Teams)’

보안 수준이 높은 메신저 형태의 협업 도구다. 대표적인 것이 공동 문서 편집 기능이다. 채팅창에 워드, 엑셀, 파워포인트 등의 파일을 공유하면 대화를 나누면서 팀원들이 함께 문서를 편집할 수 있다.

알서포트의 ‘리모트미팅(RemoteMeeting)’

딱히 프로그램을 설치할 필요 없이 웹 브라우저만으로 이용할 수 있는 화상회의 프로그램이다. 문서 공유, 녹화 등 다양한 기능을 지원하며 PC 및 모바일 기기를 통해 최대 30인까지 24시간 이용 가능하다.

토스랩의 ‘잔디(JANDI)’

다국어 지원으로 해외 어디서나 사용할 수 있는 업무용 협업툴이다. 보통의 메신저와 달리 파일의 유효기간이 없다는 것이 장점이다.